Case: Vauhdilla uudenlaiseen työympäristöön

Tilasuunnittelu ja laaja toimistoremontti päättyivät onnellisesti muuttoon aikataulussa

Finnpanel Oy muutti joulukuussa 2012 uusiin toimitiloihin Helsingissä, fyysisesti vain muutaman sata metriä. Muutos oli kokonaisuudessaan kuitenkin välimatkaa paljon suurempi, sillä Finnpanelin väki päätti valita uuden tyyppisen työympäristön. Yksittäisten työhuoneiden tilalle tuli moderni monitoimitila.

Haasteena tiukka aikataulu

Sopivan tilan löytymisen jälkeen projekti eteni vauhdilla. Suunnittelu alkoi lokakuussa ja muuttopäivä oli jo joulukuussa ennen pyhiä. Tilojen sijainti ja koko olivat sopivat, mutta haasteena oli toimistotilan remontointi ja kalusteiden uusiminen tiukalla aikataululla. Katto, lattia ja seinät olivat kaikki kunnostuksen tarpeessa. Lisäksi toiminnoille tuli löytää sopivat paikat toimiston pohjaratkaisussa.

Tavoitteet

Finnpanel muutti perinteisestä ”jokaisella on oma työhuone” -ratkaisusta pois ja tilalle tuli moderni uusi monitoimitila. Tämä iso muutos huomioitiin suunnittelussa monella tavoin välttyäksemme ongelmilta, joita tämän kaltaisissa muutoksissa voi tulla eteen.

Tavoitteena oli rakentaa työympäristö joka inspiroi joka päivä, tukee työntekijöiden tiimirajoja ylittävää yhteistyötä mutta antaa myös mahdollisuuden rauhalliseen työskentelyyn. Lisäksi tilojen tuli tukea yritysten sisäisten tiimien yhteistyötä.

Seinien purku- ja rakennusprojekti

Suunnitteluprojektin aluksi kartoitimme Finnpanelin työtapojen ja liiketoiminnan tuomat tilatarpeet. Erityistarpeena Finnpanelilla oli viikottaiset isojen postitusten hoitamiset, minkä ei haluttu häiritsevän työskentelyä avotilassa. Pohjaratkaisu muodostui lopulta luontevasti toimintojen, tiimien ja yleisten tarpeiden, kuten vierailijoiden vastaanottamisen, ruokailun ja sosiaalisen kanssakäymisen kartoituksen perusteella.

Kun pohja oli hyväksytty, rakennusliike hoiti väliseinien purut sekä uusien rakennuksen. Seinät pintakäsiteltiin kauttaaltaan maalaamalla. Värien valintaan vaikutti paitsi toivottu moderni, pirteä tyyli, myös hiljakkoin edelliseen toimitilaan hankitut neuvotteluhuoneen kalusteet sekä sohva, jotka oli järkevää tuoda myös uuteen toimistoon hyvän kuntonsa vuoksi.

Materiaalien valintaa

Lattiamateriaaliksi valikoitui uuden tyyppinen, kudotun näköinen vinyylimatto sen akustisten ominaisuuksien sekä huolettomuuden perusteella. Välikatto uusittiin asentamalla olemassa oleviin t-listoihin akustoiva moduulivillalevy.Ikkunoiden alla olevat, patterit peittävät paneelit verhottiin julkisiin tiloihin sopivalla lujaa käyttöä kestävällä tapetilla. Näin vältyttiin uusien paneelien teettämiseltä, ja säästettiin sekä aikaa että rahaa.

Ikkunoihin valittiin kevyet, suorat, kiskoilla liikuteltavat paneeliverhot vaimentamaan ääniä pitkässä avotilassa sekä katkaisemaan ajoittain ikkunoiden muodostamaa pitkää vaakalinjaa.

Kalustussuunnittelu

Vanhassa toimistossa käytössä olleet kalusteet päätettiin kierrättää aikansa Finnpanelilaisia jo palvelleina. Uudet kalusteet työtiloihin, neuvotteluhuoneisiin ja keittiöön valittiin kolmen eri kotimaisen toimittajan valikoimasta. Valintaan vaikutti tiukka aikataulu, eli toimitus oli saatava uuteen toimistoon vain muutamien viikojen varoitusajalla, avaimet käteen toimitettuna. Lisäksi kriteereinä olivat myös haettu tyyli, laatu ja luonnollisesti hinta.

Valaistuksen muokkausta sopivaksi

Tilassa valmiiksi olevia kattorakenteeseen upotettuja valaisimia päätettiin käyttää jatkossakin aikataulu- ja budjettisyistä. Kuitenkin valaistuksen mittauksessa huomattiin, että niiden teho oli 1600 luksia, eli kolme kertaa niin paljon kuin toimistotyöskentelyyn suositellaan. Testaamalla selvisi, että mikäli vain keskimmäisiä loisteputkivalaisinrivejä käytetään, valaistus on juuri sopivalla tasolla yhdessä luonnonvalon kanssa. Lisäksi tämä poisti häiritsevät heijastukset tietokoneiden ruuduilta ja työpöydiltä. Valaistussuunnitelman suositus on siis käyttää vain osaa asennetuista valaisimista avotilassa.

Isompaan neuvotteluhuoneeseen asennettiin himmennettävät riippuvalaisimet, jossa ne riittävät valonlähteeksi yksistään.

Aulaan ja eteistilaan asennettiin XAL led-kohdevalaisimet kiskoilla korostamaan maalauksia ja tv-tason taustaseinää. Led-valaisin on käytännössä huoltovapaa, ja nykyteknologia mahdollistaa jo myös usein toivotun 3000 kelvinin valon värisävyn käyttämisen. Ikkunattomaan eteiseen asennettiin laadukkaat XAL-loisteputkivalaisimet tuomaan riittävästi valoa sekä tyylikästä tunnelmaa sisäänkäyntiin.

Lopputulos

”Finnpanel oli syksyllä 2012 tilanteessa jossa nopealla aikataululla hankittiin ja sisustettiin uudet toimitilat 18-henkiselle työyhteisöllemme. Muutimme perinteisestä toimistosta avokonttoriin, joten varsinaisen muuton lisäksi haasteena oli luoda mahdollisimman toimivat tilat uuden tyyppiselle työskentelylle. Riikka Juvonen suunnitteli ja sisusti meille toimivan ja kauniin toimiston sekä auttoi käytännön järjestelyissä (tarjoukset, tilaukset, yhteydenpito toimittajiin). Nyt olemme asettuneet taloksi ja voimme lämpimästi suositella Riikkaa vastaavan tyyppisiin toimeksiantoihin. Lena Sandell, Managing Director, Finnpanel”