Työympäristöt – mitä kuuluu?

Mitä kuuluu suunnittelemillemme toimistotiloille?

Koronapandemian jälkimainingeissa niin työpaikkakulttuuri kuin työskentelytavat ovat murroksessa. Missä määrin etätyöskentely jatkuu tulevaisuudessa, entä tarvitaanko toimistotiloja enää? Entä kuinka työntekijöiden jaksamista voi edistää kotitoimistoissa? Kysyimme kuulumisia asiakkailtamme, joiden kanssa toteutimme tilamuutoksia poikkeusajan kynnyksellä.

Toimivaan työympäristöön on helppo palata

Vuonna 2019 Tilassa suunnitteli Enicsin konsernijohdolle avotoimiston. Projektin tavoitteena oli lisätä uuden toimitilan viihtyisyyttä tilasuunnittelulla, sekä luoda kaikkia palveleva työympäristö. Yritysilmettä haluttiin yhdenmukaistaa ja luoda näkyvämmäksi henkilöstölle, sekä satunnaisille vierailijoille ja asiakkaille.

”Aloimme etsiä eri verkostoista suosituksia suunnittelutoimistoista ja Tilassa nousi esiin monelta suunnalta. Prosessissa ilahdutti sujuvuus ja suunnittelijoiden lähtökohdat todella kuunnella toiveitamme ja ehdottaa tarpeisiimme kustannustehokkaita ja laadukkaita ratkaisuja.” 

Vaikka pandemia hidasti uuden toimitilan käyttöönottoa, odotetaan Enicsillä luottavaisina kotitoimistoista siirtymistä ja reilun 30 henkisen yksikön palautumista toimiston kokous- ja kahvipöytien ääreen.

– Toteutetut suunnitelmat ovat kestäneet aikaa, ja jopa käynnissä olevan brändiuudistuksen.  Suunnitelmien perinpohjaisuus takasi harmonisen ilmeen ja ennakoi kattavasti avotoimistoissa kohdattavia mahdollisia ongelmakohtia, kertoo Elina Mielityinen, Enicsin brändi- ja viestintäasiantuntija.

Poikkeusolot ovat muokanneet tarpeita

Finnpanelilla entisestä varastotilasta tehtiin kaksi uutta työtilaa, joiden tavoitteena oli tarjota hiljaisia työtiloja avotoimiston hälinästä. Muita tiloja ehostettiin kustannustehokkaasti mm. värimaailman päivityksellä. Toimiston verhot vaihtuivat uusiin raikkaisiin, ja vanhat tehosteseinät saivat kyytiä tuoreella kerroksella maalia.

– Olemme toteuttaneet alunperin koko toimistoa koskevaa muutossuunnitelmaa osissa. Uudet työskentelytilat valmistuivat ollessamme jo etätöissä. On vielä vaikeaa sanoa, millaiseksi toimistoympäristö muokkautuu ja asettuuko se täysin ennalleen. Tässä on opittu elämään kuukausi kerrallaan ja reagoimaan nopeasti muutokseen, toteaa Finnpanelin toimitusjohtaja Lena Brun.

– Etätyöstä palatessa toimistolle olemme huomanneet, että työntekijät erityisesti kaipaavat työrauhaa. Alunperin hiljaiseksi työskentelytilaksi suunniteltu huone toimiikin nyt myös tilana yksittäisille Teams -kokouksille ja neuvotteluille, joka minimoi avotoimistossa kulkeutuvaa hälinää ja häiriötekijöitä, Lena jatkaa.

Finnpanelin toimiston suunnittelu käynnistettiin henkilöstöä osallistavalla Kasvukausi® -analyysilla, jonka avulla kartoitettiin toimiston tarpeita ja mahdollisia ongelmakohtia. Tämän jälkeen työntekijöistä muodostettiin pienempi ryhmä, joka pääsi jatkojalostamaan ideointia ja toimimaan yhteistyössä suunnittelijan kanssa Basecamp -alustalla.

”Oli fiksua, että kaikki suunnitteluun ja suunnitelmiin liittyvä löytyi kätevästi yhdestä paikasta. Tuli helposti sellainen nälkä, että oikein odotti seuraavia päivityksiä.” – Miia Tolvanen, toimistoassistentti

– Mieleen palaa erityisen luottavainen ja hyvä fiilis toteutusvaiheesta. Tilassa Oy:n urakoitsijat hoitivat tehtävänsä asianmukaisella otteella ja ”avaimet käteen” – periaate kevensi omaa roolia asiakkaana, muistelee Lena parin vuoden takaista prosessia.

Etätyöskentelyn muutokset työelämään

Lisäaika. Konttoreilta kotitoimistoihin siirryttäessä arkeen saattoi lisätä parhammaillaan useita tunteja päivässä työmatkustuksen loppuessa. Lisäksi etätyöskentely on mahdollistanut kodin ylläpidon ja askareiden hoitamisen työpäivän ohessa.

Työskentelyasento. Kotitoimistolla kolotukset tulevat nopeasti tutuksi, jos ergonomiaan ei kiinnitetä huomiota. Useat kalustevalmistajat ovat vastanneet tarpeeseen kotiin sopivilla toimistokalusteilla, jotka ovat mahdollista mahduttaa pienempäänkin kotiin. Myös erilaiset korkeussäädettävät työpöydät ovat yleistyneet kotitoimistoilla.

Downsizing. Etätyöskentely tuli jäädäkseen, ja niinpä monet toimistotilat ovat vähäisellä käytöllä. Tulevaisuudessa yritysten on mahdollista muuttaa kompaktimpiin toimitiloihin. Työympäristöiltä toivotaan viihtyisyyttä, joustavuutta ja muunneltavuutta niin yksilö- kuin tiimityöskentelyyn.

Asiakkaat: Enics Oy, Finnpanel Oy

Kirjoittanut: Vilva Pesonen