Osallistava tilasuunnittelu lisää hyvinvointia

29.11.2019

Miksi ja miten osallistava tilasuunnittelu kannattaa toteuttaa? Kerromme kokemuksiamme, jotka perustuvat kymmeniin yrityksille ja julkishallinnon asiakkaille tekemiimme osallistaviin suunnitteluprosesseihin.

Osallistava tilasuunnittelu vs. perinteinen

Suunnittelijat, arkkitehdit ja muotoilijat ovat perinteisesti toimineet itsenäisesti ja edistäneet omia tulkintojaan. Käyttäjiä on osallistettu jonkin verran, esimerkiksi kuulemisien avulla, mutta päätelmät ovat kuitenkin pääosin olleet suunnittelijan omia. Osallistava tilasuunnittelu on jäänyt toteuttamatta.

Jokaiselta löytyy varmasti oma kokemus käyttäjien näkökulmasta pieleen menneestä suunnittelusta. Minulle mieleen tulee kehutun keskuskirjaston Oodin lasten alueen avonainen kalteva puuseinä, joka on oikeasti vaarallinen ja nykyisin usein rajattu huomionauhalla siksi, että se on kutsuva liukumäki ja kiipeilyteline. Kirjaston käyttäjät – erityisesti lapsiperheet – suunnitteluun osallistamalla olisi voitu luoda aidosti lasten tarpeisiin vastaava leikkipaikka.

Osallistava tilasuunnittelu on noussut esiin voimakkaasti viimeisten kymmenen vuoden aikana. Tilaajat ovat havahtuneet ymmärtämään, että sisä- ja ulkotilojen suunnittelussa paras tieto tulevista ja nykyisistä tarpeista on itse asiassa käyttäjillä, eikä suunnittelijalla. Käyttäjät pitääkin osallistaa, jotta lopputuloksesta tulee kerralla toimintaa sekä organisaation kulttuuria tukeva.

Osallistamisella myös sitoutetaan käyttäjät organisaatioon paremmin. Kun on saanut sanoa mielipiteensä ja tuoda esiin tarpeensa, ja ne huomioidaan, useimmat meistä sitoutuvat organisaatioon/yhteisöön tiukasti. Siitä tulee osa meidän omaa reviiriämme, jossa meillä on mahdollisuus olla aktiivisina osallisina – ja se tuntuu hyvälle.

Miksi osallistaminen ja osallisuuden tukeminen kannattaa?

Osallisuus tarkoittaa mahdollisuutta vaikuttaa omassa yhteisössä. Osallistava suunnitteluprosessi tapahtuu vuorovaikutuksessa käyttäjien ja suunnittelijoiden kesken.

Osallistaminen ja osallisuuden kokeminen ovat hyödyksi yksilölle ja organisaatioille monella tavalla. Osallistamista voi lämpimästi suositella tilojen suunnittelussa monesta eri syystä, tässä niistä muutamia.

Toiminnallisuus, joka tukee päivittäistä työtä ja sen jatkuvaa kehittymistä.

Käyttäjillä on paras kokemus siitä mitä välineitä ja millaisen ympäristön he tarvitsevat työnsä mahdollisimman laadukkaaseen toteuttamiseen. Jokaisen henkilökohtaiset ominaisuudet on huomioitava, jos halutaan paras mahdollinen työn tulos meiltä kaikilta. Moderni työ- ja oppimisympäristö tukee kaikkien tarpeita. Myös organisaatiot ovat erilaisia. Sama muotti ei toimi jokaiselle, joten yhdenlaisen ratkaisun monistaminen ei välttämättä toimi.

Osallistaminen toimii hyvin myös muutoksen työkaluna. Mikäli organisaatiossa halutaan ottaa käyttöön kokonaan uusia toimintatapoja, osallistavan prosessin ansiosta johto saa tiedon siitä miten iso työ toimintatapojen muutokseen tarvitaan. Kysymykset on tärkeää asettaa oikein, jotta osallistettavilta henkilöiltä saadaan tarvittava tieto analysoitavaksi.

Näppituntumamme kymmenien osallistavien prosessien jäljiltä on, että kolmasosa henkilöstöstä on edelläkävijöitä, jotka haluavat kehittää työtään uusia työvälineitä ja -tapoja hyödyntäen. Kolmasosa on puolestaan tiedostanut uudet mahdollisuudet, mutta eivät ole oikein saaneet työkaluja- ja tapoja vielä käytäntöön. He tarvitsevat tukea uusien käytäntöjen kanssa. Viimeinen kolmannes turvautuu mielellään tuttuihin rutiineihin, osa vastustaen tiukasti pieniäkin muutoksia. Heillä muutokseen tarvitaan enemmän aikaa ja koulutusta, mikä on huomioitava prosessin aikana ja resurssointia suunnitellessa.

Organisaation kulttuurin tukeminen

Yhteisöillä on usein tapoja ja toimintamalleja, jotka eivät ole nähtävissä ensi silmäyksellä. Osallistamisen ansiosta suunnittelija tutustuu toimintakulttuuriin syvällisesti.

Eräässä tilitoimistossa työntekijät kokivat haasteeksi sen, että heillä oli aina kahvitauoilla hersyvän hauskaa. Nauru ja hullut jutut kantautuivat häiritsevästi vierailevien asiakkaiden korviin. Ratkaisimme asian yhdessä siten, että paransimme taukotilojen ääneneristystä, ja siirsimme asiakkaiden tapaamiseen tarkoitetut tilat kauemmaksi henkilöstön tiloista. Näin pystyimme tukemaan iloista työkulttuuria jatkossakin, ja asiakkaat saavat palvelua ammattimaisen rauhallisessa ympäristössä.

Hyvä suunnittelijakonsultti osaa myös kiinnittää huomiota myös toimintamalleihin, joita olisi syytä muuttaa, jotta organisaatio pääsisi sen asettamiin tavoitteisiin. Esimerkiksi pöytäkoneista kannettaviin tietokoneisiin siirtyminen mahdollistaa entistä joustavamman työnteon mallin. Usein johdon onkin oltava valmis investointeihin tilamuutoksen lisäksi sekä varusteissa että koulutuksessa, mikäli toivottu muutos halutaan saada toimimaan kuten on tarkoitettu.

Osallisuuden kokeminen sitoutttaa

Kun käyttäjiä kuullaan ja heidän toiveensa aidosti otetaan huomioon suunnittelussa, lopputuloksena on tiukempi sitoutuminen organisaatioon ja lopputulokseen.

Esimerkkinä osallistamisen voimasta on yläkoulu, jossa kalusteiden rikkominen oli merkittävä ongelma. Kyselimme oppilailta työpajoissa ja web-lomakkeen avulla toiveita mm. toiminnallisista tarpeista ja visuaalisuudesta. Oppilaat saivat kommentoida suunnitelman luonnosta. Saimme osallistamalla tietoa tarpeista, mitä muutoin olisi ollut mahdoton arvata. Kuulimme iloksemme vastikään, että muutama vuosi sitten toteutetut ympäristöt ovat hyvin suosittuja, ja säilyneet myös ehjinä. Oppilaat ovat ilmeisesti siis sitoutuneet tilaan, koska ovat itse saaneet olla suunnittelussa mukana.

Osallisuus tuottaa hyvinvointia – ja kilpailuetua

Osallistaminen ja osallisuuden kokeminen kulkevat käsi kädessä. Osallisuuden kokemus kannattaa rakentaa organisaatioon osaksi päivittäistä tekemistä samaan tapaan kuin hyvinvointi.

Raivio & Karjalainen (2013) mukaan osallisuus tarkoittaa, että ihmisellä on käytössään riittävät aineelliset resurssit, hän on omaa elämäänsä koskevassa päätöksenteossa toimijana ja hänellä on sosiaalisesti merkityksellisiä ja tärkeitä suhteita. Nämä osallisuuden ulottuvuudet asettuvat lähelle jäsennystä hyvinvoinnin ulottuvuuksista. Lue lisää Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sivuilta.

Parhaimmillaan osallisuus ja hyvinvointi sitouttavat henkilöstön ja asiakkaat organisaatioon. Hyvin toteutettu osallisuus ja lupa vaikuttaa työn malleihin mahdollistavat myös sen, että organisaation prosessit kehittyvät jatkuvasti. Tämä tuo nykymenossa tarvittavaa kilpailuetua.

Tuottavuuden parantuminen

Osallistava suunnittelu lisää tutkimusten mukaan organisaation tuottavuutta 5-50% (Jacqualine C. Visher 2005). Toimintaympäristö kannattaakin mieltää työkaluna kuten vaikkapa tietotekniikka. Se voi joko auttaa suorituksessa tai heikentää sitä, se voi motivoida henkilökuntaa, tai toimia juuri päinvastoin. Yhdessä suunniteltu toimitila tarjoaa fyysisen työkalun tavoitteiden saavuttamiseksi.

”Osallistaminen on pieni kustannus isoissa hankkeissa, ja se takaa toimivan lopputuloksen. #osallisuus #osallistavasuunnittelu”

Muista avoin ja vilkas viestintä!

Avoin viestintä on tärkeässä asemassa osallistavan suunnitteluprosessin aikana. Heti alussa on kerrottava mitä tavoitellaan, ja mihin asioihin käyttäjät voivat prosessissa vaikuttaa.

Jos projektin laajuutta tai reunaehtoja ei kerrota alussa, ja käyttäjät eivät koe saavansa riittävästi asioita toteutukseen, voi lopputulos olla iso pettymys. Esimerkiksi talotekniikka saattaa vaikuttaa suunnitteluun siten että toivottua tilajärjestystä ei voida toteuttaa – voi olla että lisää huoneita ei voida rakentaa, mikäli ilmanvaihtoa ei voida järjestää riittäväksi järkevillä kustannuksilla.

On todella tärkeää, että käyttäjien toiveet viedään käytäntöön mahdollisuuksien mukaan. Mikäli kuitenkin prosessin lopussa kokemus on se, että ”kyllä meiltä kyseltiin, mutta emme saaneet mitään ideoitamme läpi”, jossain matkan varrella on todennäköisesti epäonnistuttu viestinnässä.

Mikäli toiveita ei toteuteta jostain syystä, se pitää avoimesti avata käyttäjille. Myös toteuttamisen jaksottamisesta on viestittävä – on ymmärrettävää, että kaikkia investointeja ei voida heti toteuttaa. Pidemmänkin aikataulun toteutuksesta pitää muistaa viestiä hyvin.

Valitse tarpeisiin sopivat metodit

Osallistavassa suunnittelussa tuetaan osallistujien vuorovaikutusta ja osallistumisprosessia erilaisin menetelmin. Suunnitteluun osallistuvilla ihmisillä on usein erilaiset taustat, kokemukset, tavoitteet ja roolit, jotka on huomioitava henkilöiden sitouttamisessa ja osallistamisessa suunnitteluun. Osallistavat menetelmät voivat olla vaikkapa harjoituksia tai työkaluja, joilla ohjataan suunnittelu- tai keskustelutilannetta. Menetelmät valitaan aina kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten sopiviksi.

Monipuolisesti erilaisia menetelmiä käyttämällä on tarkoitus antaa ihmisille mahdollisuus ilmaisuun muillakin keinoilla kuin puhumalla. Useita erilaisia menetelmiä käyttämällä varmistetaan myös kaikkien osallistujien mahdollisuus tulla kuulluksi. Esimerkiksi kaikkien ihmisten ei ole yhtä helppo jakaa ajatuksiaan ja kokemuksiaan isossa ryhmässä, jonka vuoksi itsenäisesti vastattavan web-kyselyn avulla saamme hiljaisempienkin käyttäjien kokemukset, ideat ja oivallukset selville.

Metodeja valitessa on huomioitava millä laajuudella tietoa haetaan ja miten paljon taas halutaan painottaa tiedon keräämistä ja ihmisten sitouttamista. Työpajojen määrä ja ihmisten mukana olo prosessissa korreloi kokemuksemme mukaan lopputulokseen sitoutumiseen merkittävästi. Parhaimmillaan yhdessä suunnittelu osallistavilla menetelmillä nostaa ryhmän energiatasoa, luo myönteistä ilmapiiriä ja ryhmän jäsenten välistä luottamusta.

Osallistava tilasuunnittelu tulisi tehdä ennen kuin hankesuunnittelu käynnistyy, jotta käyttäjien tarpeet voidaan huomoida jo siinä vaiheessa. Jotta lopputuloksesta tulee mahdollimman hyvä, on osallistamisen syytä jatkua myös luonnos- ja toteutussuunnittelun aikana.

Objektiivinen tiedon analysointi on osallistamisen kulmakivi

Osallistamisesta saatu tieto on usein dokumentoitu huonosti. Dataa tulee prosessin aikana monesta eri lähteestä ja se tallennetaan eri tavoin; kuvina, tekstitiedostoina, web-lomakkeiden vastauksina, käsin kirjoitettuina papereina, piirroksin, videoina, ja joskus dokumentointi voi työpajailun tuoksinassa unohtua kokonaan. Osallistaminen onkin vasta puoliksi tehty, kun työpajat on pidetty. Toinen puoli on kerätyn tiedon huolellista analysointia ja dokumentointia.

Analysoinnissa on huomioitava iso kuva eli tavoite, johon prosessillla pyritään. Mikäli esimerkiksi tilamuutoksella haetaan myös organisaation työtapojen muutosta, tätä tukevat ideat priorisoidaan analyysissa. Prioriteetit pitääkin määritellä tarkkaan projektiryhmän kanssa ennen osallistavaan prosessiin ryhtymistä, sillä ne toimivat ohjenuorana osallistamisen sisällössä, ja myöhemmin suunnittelua ohjaavina tekijöinä, design drivereina. Mikäli prioriteetit ovat hieman hukassa, ei hätää – ne voidaan kirkastaa osana osallistavaa prosessia.

Tiedon analysointiin tulee kiinnittää siis yhtä suuri huomio kuin metodeihin. Muuten tieto jää subjektiivisena kokemuksena osallistujille, mutta objektiivinen kokonaiskuva jää hahmottumatta. Analyysivaiheessa on huomioitava prioriteettien lisäksi myös vastausten määrät ja laatu.

Puolueettomasti tehty huolellinen analyysi on luotettava lopputulos osallistamisesta. Analyysiin voidaan palata pidemmänkin ajan jälkeen päätöksiä tehdessä. Sen tulee olla helposti luettava ja ymmärrettävä. Näin myös suunnittelijat, jotka eivät pääse mukaan työpajoihin, hahmottavat suunnittelun kannalta tärkeimmät asiat helposti, ja virheratkaisuilta toteutuksessa vältytään.

Tilassa Oy:n KasvukausiⓇ osallistava tilasuunnittelu

KasvukausiⓇ on Tilassa Oy:n oma osallistava palvelumuotoilun työväline, jota olemme hyödyntäneet lähes sadassa osallistavissa suunnitteluprosesseissa neljän vuoden ajan. Tehokkaan ja tuloksellisen prosessin aikana organisaatio, sen käyttäjät ja sidosryhmät osallistetaan kehittämään ja etsimään organisaation toimintaa edistäviä ja tukevia ratkaisuja.

KasvukausiⓇ hakee tietoa erityisesti tilasuunnitteluun vaikuttavista osa-alueista. Fasilitoinnin avulla keskitytään oikeisiin aiheisiin ja suunnittelussa tarvittavan tiedon löytämiseen johdolta sekä tilojen käyttäjiltä. Kasvukauden lopputuloksena tuotetaan selkeä objektiivinen analyysi, jonka avulla suunnittelu täyttää käyttäjien kriteerit sekä toiveet jo ensimmäisestä luonnoksesta lähtien.

Kasvukauden aikana hyödynnetään palvelumuotoilusta tuttuja osallistamismetodeja. Koko projektin aikana käytetään tiedon jakamiseen Basecamp web-keskustelualustaa.

Mikäli kiinnostuit, kerromme mielellämme kehittämästämme osallistavasta Kasvukausi-prosessista.

Osallisuus ykköseksi!