Case Story: Tapio – Tilasuunnittelu, osallistaminen sekä niiden tuomat hyödyt

Tapio – henkilöstö osallistettiin vaikuttamaan uuteen työympäristöön

Tapio Konserni muutti uusiin toimitiloihin Pasilaan syksyllä 2016. Osallistavan suunnitteluprosessin ja rakennuttamisen toteutti Tilassa tiimi.

Tilasuunnittelun lähtötilanne ja tavoitteet 

Kaikki alkoi Tapio konsernin päätöksestä muuttaa uusiin toimitiloihin Pasilaan. Vanhassa toimitilassa Pohjoisella Rautatienkadulla konsernin yksiköt olivat eristyneet toisistaan. Tiimityön esteenä oli tila, joka oli sokkeloinen ja jossa pitkien käytävien varrella oli paljon pieniä työhuoneita. Ennen uuteen, yhtenäiseen toimitilaan muuttamista kaivattiin osallistamis- ja suunnitteluapuja remonttiin. Uuteen toimipisteeseen muutti Tapio, Tapio Silva sekä Metsäkustannus, joten tiloihin kaivattiin myös enemmän työpisteitä. Projektin tavoitteina oli:

• lisätä työpisteitä
• tukea ja luoda parempaa yhteistyötä
• suunnitella tilat, jotka tukevat uutta liiketoimintaa
• hyödyntää tiloissa mahdollisimman paljon Tapio Oy:n pitkän matkan varrella omistukseen tulleita laadukkaita kalusteita ja taidetta

Mitä tehtiin

Koko projekti alkoi henkilökunnan osallistamisesta Kasvukausi prosessin mukaisesti orientoivalla keskustelulla eli Tilatuumauksella, ja jatkui vielä yhteisillä suunnittelutyöpajoilla sekä web-kyselyiden avulla.

Osallistamisprosessiin osallistuivat niin johto kuin työntekijät ja tuloksiin pääsi moni halukas vaikuttamaan. Tietoa kerättiin erityisesti käyttäjien toiminnasta, tavoitteista sekä toiveista, sekä pohdittiin tilojen tuomia yhteistyömahdollisuuksia. Osallistamisesta oli erityisesti kaksi tärkeää hyötyä Tapiolle:

1. osallistaminen antoi henkilöstölle mahdollisuuden valmistautua omasta työhuoneesta avokonttoriin työskentelyyn
2. henkilöstö pääsi vaikuttamaan uusien tilojen toiminnallisuuteen

Mitä saavutettiin

“Ilman osallistamista tilat olisivat olleet samalla kaavalla suunnitellut sekä yksityiskohdat, kuten eri käyttäjien sijoittelu tilaan, olisi jäänyt toteutumatta.”

Erityisesti osallistaminen näytteli projektissa suurta roolia, sillä omasta huoneesta monitilatoimistoon siirtyminen on aina uutta ja haastavaa. ”Yleensä tilat valitaan ilman käyttäjiä ja yrityksen tavoitteena on tehokkaampi sekä tuottavampi tilojen käyttö, jolloin tilat yleensä pienenevät ja työpisteet lisääntyvät. Tämä aiheuttaa poikkeuksetta muutosvastarintaa. Meidän työmme oli tehdä tilasta mahdollisimman miellyttävä käyttäjät osallistamalla ja kuuntelemalla.” kertoo projektista vastannut sisustusarkkitehti Jannica Jahnsson.”Ilman osallistamista tilat olisivat olleet samalla kaavalla suunnitellut sekä yksityiskohdat, kuten eri käyttäjien sijoittelu tilaan, olisi jäänyt toteutumatta. Käyttäjille olisi tullut suurena yllätyksenä minkälaisiin tiloihin ovat muuttamassa, joten osallistamista voi pitää ns. “pehmeänä laskuna” uuteen toimintatapaan ja työskentelyyn.”

”Usein tilat valitaan ja remontoidaan käyttäjiä kuulematta – se aiheuttaa muutosvastarintaa.”

Vaikka muutos oli suuri, on asiakas ollut tiloihin erittäin tyytyväinen sekä yhteistyö sujui erinomaisesti. Projekti onnistui hienosti alusta loppuun ja jälkitunnelmat ovat paremmat kuin hyvät!

Kiitos siitä kuuluu kaikille projektiin osallistuneille.

Asiakas: Tapio Konserni

Tapio on osaava kumppani metsiin perustuvassa biotaloudessa. Tapiolla on vuosien kokemusta sekä vahva rooli kestävän ja tehokkaan metsien käytön, hoidon ja metsäsuunnittelun kehittämisessä sekä metsiin liittyvissä politiikka- ja talouskysymyksissä. Tapio konserni tarjoaa asiantuntijapalvelut ja koulutuksen, kustannustoiminnan ja viestinnän sekä laadukkaan metsänuudistamismateriaalin tuotannon.

Tapio-konserniin kuuluvat:

• emoyhtiö Tapio Oy (metsä- ja biotalouden asiantuntijapalveluiden tuottaminen valtiolle)
• tytäryhtiö Tapio Silva Oy (palveluiden tuottaminen metsäbiotaloudessa toimijoille)
• Metsäkustannus Oy (monikanavainen mediatalo, jonka tuote on mm. vuonna 1933 perustettu Metsälehti) Tapio.fi

Tilassa suunnittelutiimi:

• Kasvukausi osallistaminen: Riikka Juvonen, sisustusarkkitehti ja Suvi Kajamaa, muotoilija
• Tilasuunnittelu: Jannica Jahnsson, sisustusarkkitehti
• Valaistussuunnittelu: Riikka Juvonen, sisustusarkkitehti
• Rakennuttaminen: Harri Markkula, sisustusarkkitehti MA